Telefonie zu Microsoft Teams migrieren: die Methode in 6 Schritten
Lizenzen, Anbindung, Netzwerk, Nummernportierung, Schulung: die 6 Schritte, um Microsoft Teams ohne Unterbruch zum Telefon Ihres Unternehmens zu machen.
Ihre Mitarbeitenden nutzen Microsoft Teams bereits für Meetings und Nachrichten. Warum daneben eine Telefonanlage behalten? Mit Teams Phone kommen externe Anrufe direkt in der Anwendung an, auf dem Computer, dem Smartphone oder einem zertifizierten Tischtelefon.
Die Migration ist nicht kompliziert, aber sie will vorbereitet sein: Eine vergessene Nummer, eine nicht übernommene Liftleitung oder ein schlecht vorbereitetes Netzwerk genügen, um die Umstellung zu verderben. Hier ist die Methode, die wir bei MLS Communications anwenden.
1. Ihre bestehende Telefonie inventarisieren
Bevor man über Lizenzen spricht, muss man wissen, was migriert wird. Das Inventar umfasst:
- Die Nummern: Hauptnummern, Direktwahlnummern, Faxnummern, Servicenummern.
- Die Anrufszenarien: Zentrale, Öffnungszeiten, Warteschlangen, Umleitungen, Voicemail.
- Besondere Geräte: Fax, Alarmanlagen, Lifte, Türsprechanlagen, Zahlungsterminals. Diese analogen Geräte sprechen kein «Teams» und benötigen oft einen Adapter oder eine eigene Lösung.
- Die Nutzung: Wer telefoniert viel, wer arbeitet mobil, wer braucht ein Tischtelefon?
Am häufigsten vergessen werden technische Leitungen (Lifte, Alarmanlagen). Erfassen Sie sie von Anfang an.
2. Die richtigen Lizenzen wählen
Um externe Anrufe zu tätigen und zu empfangen, benötigt jeder Benutzer zusätzlich zu seinem Microsoft-365-Abonnement eine Teams-Phone-Lizenz. Je nach Abonnement ist sie enthalten oder kommt als Option hinzu.
Geteilte Nummern (Zentrale, Warteschlange, Empfang) nutzen Ressourcenkonten mit eigenen Lizenzen. Jetzt ist der Moment, Ihren Lizenzbestand zu prüfen, damit Sie nur bezahlen, was Sie wirklich brauchen.
3. Die Anbindung an das Telefonnetz wählen
Teams muss mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden sein, um nach aussen telefonieren zu können. Es gibt zwei grundlegende Ansätze:
| Ansatz | Prinzip | Für wen? |
|---|---|---|
| Anbindung über einen Carrier | Der Carrier verbindet Teams mit seinem Netz und stellt die Nummern bereit | Unternehmen, die einen schlüsselfertigen Service wünschen |
| Direct Routing | Ein Session Border Controller (SBC) verbindet Teams mit einem SIP-Trunk | Spezifische Anforderungen, mehrere Standorte, Parallelbetrieb mit einer bestehenden Anlage |
Bei MLS Communications bindet unser Service Open Connect Teams an unseren Carrier-Service an: Schweizer und internationale Rufnummern, Portierung Ihrer bestehenden Nummern und massgeschneidertes Routing, ohne Hardware, die bei Ihnen installiert werden muss.
4. Das Netzwerk vorbereiten
Die Anrufqualität hängt vom Netzwerk ab. Ein Teams-Audioanruf braucht wenig Bandbreite, verträgt aber Unterbrüche und Latenz schlecht. Prüfen Sie vor der Umstellung:
- die Kapazität der Internetverbindung zu Spitzenzeiten;
- die WLAN-Qualität in Sitzungszimmern und Büros;
- die Firewall- und Proxy-Regeln für den Microsoft-365-Datenverkehr;
- die Priorisierung des Sprachverkehrs (QoS) im internen Netzwerk, sofern Ihre Geräte dies zulassen.
Denken Sie auch an Notrufe: Die Adresse jedes Standorts muss hinterlegt sein, damit die Rettungsdienste wissen, woher der Anruf kommt.
5. Mit einer Pilotgruppe testen
Stellen Sie nie das ganze Unternehmen auf einmal um. Wählen Sie eine Pilotgruppe von rund zehn Personen mit unterschiedlichen Profilen: Empfang, Verkauf, Geschäftsleitung, Mitarbeitende im Homeoffice.
Zwei bis drei Wochen lang nutzen sie Teams Phone im Alltag mit Testnummern. Sie passen Anrufszenarien, Warteschlangen und Geräte vor dem allgemeinen Rollout an.
6. Die Nummern portieren und die Anwender begleiten
Am Stichtag werden Ihre Nummern auf die neue Anbindung portiert. In der Schweiz behalten Sie Ihre Nummern beim Anbieterwechsel. Die Umstellung wird zu einer ruhigen Zeit geplant und sofort getestet.
Bleibt das Wichtigste: die Anwender. Eine kurze Schulung (Anruf annehmen, weiterleiten, Voicemail verwalten, Mobile App nutzen) erspart dem Support die meisten Tickets. Die Mitarbeitenden am Empfang verdienen eine eigene Schulung.
Und wie geht es weiter?
Ist die Telefonie einmal in Teams, können Sie sie erweitern:
- ein Contact Center in Teams mit Luware Nimbus oder Anywhere365;
- die regulatorisch konforme Anrufaufzeichnung mit AudioCodes SmartTAP;
- ein virtueller SBC für den Parallelbetrieb von Teams und einer bestehenden Anlage mit AudioCodes Virtual SBC.
Möchten Sie zu Teams Phone migrieren? Unsere Experten erstellen das Inventar mit Ihnen und schlagen Ihnen einen passenden Migrationsplan vor. Kontaktieren Sie uns.
