Migrare la telefonia a Microsoft Teams: il metodo in 6 fasi
Licenze, collegamento, rete, portabilità dei numeri, formazione: le 6 fasi per fare di Microsoft Teams il telefono della Sua azienda senza interruzioni.
I Suoi collaboratori utilizzano già Microsoft Teams per riunioni e messaggi. Perché mantenere un centralino telefonico a parte? Con Teams Phone, le chiamate esterne arrivano direttamente nell'applicazione, sul computer, sullo smartphone o su un telefono da ufficio certificato.
La migrazione non è complicata, ma non si improvvisa: un numero dimenticato, una linea dell'ascensore non ripresa o una rete mal preparata bastano a compromettere il passaggio. Ecco il metodo che applichiamo in MLS Communications.
1. Fare l'inventario della telefonia attuale
Prima di parlare di licenze, occorre sapere cosa si migra. L'inventario comprende:
- I numeri: numeri principali, linee dirette, numeri di fax, numeri di servizio.
- Gli scenari di chiamata: centralino, orari di apertura, code di attesa, inoltri, segreteria telefonica.
- Le apparecchiature particolari: fax, allarmi, ascensori, citofoni, terminali di pagamento. Questi apparecchi analogici non «parlano» Teams e richiedono spesso un adattatore o una soluzione dedicata.
- Gli utilizzi: chi telefona molto, chi lavora in mobilità, chi ha bisogno di un telefono da ufficio.
La dimenticanza più frequente riguarda le linee tecniche (ascensori, allarmi). Le individui fin dall'inizio.
2. Scegliere le licenze giuste
Per effettuare e ricevere chiamate esterne, ogni utente necessita di una licenza Teams Phone, oltre al proprio abbonamento Microsoft 365. A seconda dell'abbonamento, è inclusa o si aggiunge come opzione.
I numeri condivisi (centralino, coda di attesa, reception) utilizzano account di risorsa, con licenze proprie. È il momento di verificare il Suo parco licenze per pagare solo ciò che serve.
3. Scegliere il collegamento alla rete telefonica
Teams deve essere collegato alla rete telefonica pubblica per raggiungere l'esterno. Esistono due grandi approcci:
| Approccio | Principio | Per chi? |
|---|---|---|
| Collegamento tramite un operatore | L'operatore collega Teams alla propria rete e fornisce i numeri | Aziende che desiderano un servizio chiavi in mano |
| Direct Routing | Un session border controller (SBC) collega Teams a un SIP trunk | Esigenze specifiche, più sedi, coesistenza con un centralino esistente |
In MLS Communications, il nostro servizio Open Connect collega Teams al nostro servizio operatore: numeri svizzeri e internazionali, portabilità dei Suoi numeri attuali e instradamento su misura, senza hardware da installare presso di Lei.
4. Preparare la rete
La qualità delle chiamate dipende dalla rete. Una chiamata audio Teams consuma poca larghezza di banda, ma tollera male le interruzioni e la latenza. Prima del passaggio verifichi:
- la capacità della connessione Internet nelle ore di punta;
- la qualità del Wi-Fi nelle sale e negli uffici;
- le regole del firewall e del proxy per i flussi Microsoft 365;
- la prioritizzazione del traffico voce (QoS) sulla rete interna, se le Sue apparecchiature lo consentono.
Pensi anche alle chiamate d'emergenza: l'indirizzo di ogni sede deve essere dichiarato affinché i servizi di soccorso sappiano da dove proviene la chiamata.
5. Testare con un gruppo pilota
Non passi mai tutta l'azienda in un colpo solo. Scelga un gruppo pilota di una decina di persone con profili diversi: reception, venditori, direzione, telelavoratori.
Per due o tre settimane utilizzano Teams Phone quotidianamente con numeri di test. Lei adegua gli scenari di chiamata, le code di attesa e le apparecchiature prima dell'implementazione generale.
6. Portare i numeri e accompagnare gli utenti
Il giorno X, i Suoi numeri vengono portati sul nuovo collegamento. In Svizzera mantiene i Suoi numeri quando cambia operatore. Il passaggio si pianifica in un orario di scarso traffico e si testa immediatamente.
Resta la cosa più importante: gli utenti. Una breve formazione (rispondere a una chiamata, trasferirla, gestire la segreteria, usare l'app mobile) evita la maggior parte dei ticket al supporto. Il personale della reception merita una sessione dedicata.
E per andare oltre?
Una volta portata la telefonia in Teams, può arricchirla con:
- un contact center in Teams con Luware Nimbus o Anywhere365;
- la registrazione delle chiamate conforme ai requisiti normativi con AudioCodes SmartTAP;
- un SBC virtuale per far coesistere Teams e un centralino esistente con AudioCodes Virtual SBC.
Desidera migrare a Teams Phone? I nostri esperti realizzano l'inventario con Lei e Le propongono un piano di migrazione adatto. Ci contatti.
