Migrar la telefonía a Microsoft Teams: el método en 6 etapas
Licencias, conexión, red, portabilidad de números, formación: las 6 etapas para convertir Microsoft Teams en el teléfono de su empresa sin interrupciones.
Sus empleados ya utilizan Microsoft Teams para sus reuniones y mensajes. ¿Por qué mantener una centralita telefónica aparte? Con Teams Phone, las llamadas externas llegan directamente a la aplicación, en el ordenador, el smartphone o un teléfono de sobremesa certificado.
La migración no es complicada, pero no se improvisa: basta un número olvidado, una línea de ascensor no recuperada o una red mal preparada para estropear la transición. Este es el método que aplicamos en MLS Communications.
1. Hacer el inventario de su telefonía actual
Antes de hablar de licencias, hay que saber qué se migra. El inventario abarca:
- Los números: números principales, líneas directas, números de fax, números de servicio.
- Los escenarios de llamada: centralita, horarios de apertura, colas de espera, desvíos, buzón de voz.
- Los equipos especiales: fax, alarmas, ascensores, porteros automáticos, terminales de pago. Estos aparatos analógicos no «hablan» Teams y suelen requerir un adaptador o una solución específica.
- Los usos: quién llama mucho, quién trabaja en movilidad, quién necesita un teléfono de sobremesa.
El olvido más frecuente afecta a las líneas técnicas (ascensores, alarmas). Identifíquelas desde el principio.
2. Elegir las licencias adecuadas
Para hacer y recibir llamadas externas, cada usuario necesita una licencia de Teams Phone, además de su suscripción a Microsoft 365. Según la suscripción, está incluida o se añade como opción.
Los números compartidos (centralita, cola de espera, recepción) utilizan cuentas de recursos, con sus propias licencias. Es el momento de revisar su parque de licencias para pagar solo lo que es útil.
3. Elegir la conexión a la red telefónica
Teams debe estar conectado a la red telefónica pública para comunicarse con el exterior. Existen dos grandes enfoques:
| Enfoque | Principio | ¿Para quién? |
|---|---|---|
| Conexión a través de un operador | El operador conecta Teams a su red y proporciona los números | Empresas que quieren un servicio llave en mano |
| Direct Routing | Un controlador de sesión (SBC) conecta Teams a un troncal SIP | Necesidades específicas, varias sedes, coexistencia con una centralita existente |
En MLS Communications, nuestro servicio Open Connect conecta Teams a nuestro servicio de operador: números suizos e internacionales, portabilidad de sus números actuales y enrutamiento a medida, sin hardware que instalar en sus instalaciones.
4. Preparar la red
La calidad de las llamadas depende de la red. Una llamada de audio de Teams consume poco ancho de banda, pero tolera mal los cortes y la latencia. Antes de la transición, compruebe:
- la capacidad de la conexión a Internet en las horas punta;
- la calidad del wifi en las salas y las oficinas;
- las reglas del cortafuegos y del proxy para los flujos de Microsoft 365;
- la priorización del tráfico de voz (QoS) en la red interna, si sus equipos lo permiten.
Piense también en las llamadas de emergencia: la dirección de cada sede debe declararse para que los servicios de emergencia sepan desde dónde se realiza la llamada.
5. Probar con un grupo piloto
Nunca migre toda la empresa de una sola vez. Elija un grupo piloto de unas diez personas con perfiles variados: recepción, comerciales, dirección, teletrabajadores.
Durante dos o tres semanas, utilizan Teams Phone a diario con números de prueba. Usted ajusta los escenarios de llamada, las colas de espera y los equipos antes del despliegue general.
6. Portar los números y acompañar a los usuarios
El día D, sus números se portan a la nueva conexión. En Suiza, usted conserva sus números al cambiar de operador. La transición se planifica en una hora valle y se prueba de inmediato.
Queda lo más importante: los usuarios. Una breve formación (atender una llamada, transferirla, gestionar el buzón de voz, utilizar la aplicación móvil) evita la mayoría de los tickets de soporte. El personal de recepción merece una sesión específica.
¿Y para ir más allá?
Una vez integrada la telefonía en Teams, puede ampliarla con:
- un centro de contacto en Teams con Luware Nimbus o Anywhere365;
- la grabación de llamadas conforme a los requisitos normativos con AudioCodes SmartTAP;
- un SBC virtual para hacer convivir Teams y una centralita existente con AudioCodes Virtual SBC.
¿Desea migrar a Teams Phone? Nuestros expertos realizan el inventario con usted y le proponen un plan de migración adaptado. Póngase en contacto con nosotros.
